Las Office Web Apps nos permiten tanto visualizar como editar documentos Office (Word, Excel, PowerPoint y One Note) utilizando únicamente un navegador, incluso desde FireFox, Safari o Google Chrome. Es más, incluso desde un Smartphone (ej: desde un iPhone o desde un Windows Mobile).
Las Office Web Apps para SharePoint, están disponibles (además de a través de subscripciones MSDN) para clientes con licencias por volumen de Microsoft Office. De este modo, podemos instalar las Office Web Apps tanto en SharePoint Server 2010 como en SharePoint Foundation 2010. Ojo, porque las Office Web Apps requieren Windows Server 2008 SP2 o superior, por lo que en caso contrario, nos podemos encontrar con un mensaje como el siguiente al intentar iniciar la instalación.
Además, no se debe instalar las Office Web Apps en un Controlador de Dominio. Si sólo tenemos una máquina, deberíamos evaluar la utilización de Máquinas Virtuales para de este modo separar los roles (ej: una máquina dedicada a Controlador de Dominio, y otra para SharePoint con las Office Web Apps).
Después de instalar las Office Web Apps, tendremos disponible:
- La característica (Feature) Office Web Apps, existentes a nivel de Colección de Sitios. Deberemos activarla para poder empezar a utilizar las Office Web Apps, además de configurar los correspondientes Servicios y Aplicaciones de Servicio.
- Servicios para Excel, Word, y PowerPoint, aunque no hay servicio para OneNote. Debe tenerse en cuenta, que los ya conocidos Excel Services de SharePoint 2010 se mantienen, si bien, después de instalar las Office Web Apps podremos obtener de dicho servicio todo su potencial, no sólo visualizar ficheros Excel en Web (como ya podíamos hacer antes) sino también editar ficheros Excel en Web (con las Office Web Apps ya instaladas y la características de Office Web Apps activada). Para OneNote no hay servicio alguno. Para Word y PowerPoint tendremos disponible los servicios Word Viewing Service y PowerPoint Service.
- Aplicaciones de Servicio para Excel, Word y PowerPoint, aunque no hay para OneNote. Similar al caso anterior.
Descripción del procedimiento de instalación y configuración de las Office Web Apps en SharePoint 2010
El procedimiento típico de instalación y configuración de las Office Web Apps en SharePoint 2010 es el siguiente:
- Instalar las Office Web Apps en todos los servidores SharePoint de la Granja, sin ejecutar el Asistente de Configuración.
- Ejecutar el Asistente de Configuración de SharePoint (psconfig) en cada uno de los servidores de la Granja. Si tenemos 10 servidores, tendremos que hacerlo 10 veces.
- Habilitar los Servicios de las Office Web Apps en lo Servidores de Aplicaciones que consideremos apropiados. En términos generales, es recomendable habilitar todos los servicios (Excel Calculation Service, Word Viewing Service y PowerPoint Service), debido a que por defecto, los documentos Office (Word, Excel, PowerPoint y One Note) se abrirán por defecto desde el Navegador, en lugar de utilizar la correspondiente aplicación Office del cliente, lo que implica que los usuarios podrían obtener errores al intentar abrir documentos Office si no tenemos levantados los servicios de las Office Web Apps.
- Configurar las Aplicaciones de Servicio para todos los servicios de Office Web Apps. Por el mismo motivo que en el caso anterior.
- Activar la Característica (Feature) de Office Web Apps en las Colecciones de Sitios en que deseemos utilizarlos.
Instalación de las Office Web Apps en SharePoint 2010
A continuación se presenta el proceso de instalación de las Office Web Apps sobre una Granja de SharePoint 2010. Dicho proceso debe repetirse sobre cada uno de los servidores de la Granja. Para ello, ejecutaremos el programa de instalación de las Office Web Apps, y en la pantalla Enter your Product Key introduciremos nuestra Clave de Producto. Click continue.
Aceptaremos los términos de licencia. Click Continue.
Especificamos la ruta de instalación. Click Install Now.
Barrita de progreso al canto. En breves instantes finalizará, con lo cual, habrá finalizado también la instalación de las Office Web Apps sobre dicho servidor. Desactivamos la opción Run the SharePoint Products Configuration Wizard now. Click Close.
Repetiremos estos pasos, sobre todos y cada uno de los servidores de nuestra Granja SharePoint.
Ejecutar el Asistente de Configuración (psconfig.exe)
A continuación, deberemos ejecutar el Asistente de Configuración de SharePoint (SharePoint 2010 Products Configuration Wizard), en todos y cada uno de los servidores de la Granja de SharePoint 2010. Para ello, ejecutaremos la herramienta SharePoint 2010 Products Configuration Wizard, o en su defecto, el psconfig.exe (que es lo mismo). En la pantalla de bienvenida, click Next para continuar.
Se mostrará una ventana de diálogo, informado que algunos servicios podrían se reiniciados durante la configuración. Click Yes para continuar.
En la pantalla Completing the SharePoint Products Configuration Wizard, click Next para continuar.
Durante la configuración de las Office Web Apps, se mostrará una barra de progreso, que durará unos minutos.
Finalmente, la configuración finalizará con éxito. En la pantalla Configuration Successful, click Finish.
Se mostrará la pantalla Initial Farm Configuration Wizard en la Central Administration. Cancelaremos esta configuración.
Configuración de los Servicios de las Office Web Apps
Seguidamente deberemos configurar los Servicios y las Aplicaciones de Servicio, para los diferentes servicios de las Office Web Apps, es decir, para Excel, Word y PowerPoint. Esta tarea no la describiremos en detalle en el presente artículo. En resumidas cuentas, las tareas a realizar son:
- Configurar Excel Calculation Services en SharePoint 2010. El anterior link, describe la configuración de Excel Services en una instalación de SharePoint 2010 sin las Office Web Apps instaladas. Sin embargo, el procedimiento a seguir cuando tenemos instaladas las Office Web Apps es similar. Además, si ya teníamos configurados los Excel Services antes de instalar las Office Web Apps podremos omitir este paso.
- Configurar PowerPoint Services en SharePoint 2010.
- Configurar Word Viewing Services en SharePoint 2010.
Es recomendable habilitar todos los servicios de las Office Web Apps (Word, Excel y PowerPoint), ya que por defecto, el comportamiento de SharePoint será abrir los documentos de Office en el navegador (utilizando las Office Web Apps), y si no tenemos los servicios levantados y tenemos la Característica (Feature) de Office Web Apps habilitada, los usuarios podrían obtener errores al intentar abrir o trabajar con documentos Office sin que estén los correspondientes servicios levantados.
Activar la Característica (Feature) Office Web Apps en las Colecciones de Sitios
Llegados a este punto, deberemos activar la Característica (Feature) de Office Web Apps en las Colecciones de Sitios en las que deseemos poder utilizarlas. Para ello, utilizaremos la opción Site Settings en el Sitio Principal de nuestra Colección de Sitios, tal y como se muestra en la siguiente pantalla capturada.
Seguidamente, click en la opción Site collection features de la sección Site Collection Administration.
Localizaremos la Característica (Feature) Office Web Apps, y seguidamente click en Activate.
Realizado esto, tendremos ya funcionando nuestras Office Web Apps. De este modo, si por ejemplo accedemos a una Librería de Documentos en una Colección de Sitios que tenga las Office Web Apps activadas, al mostrar el menú contextual de un documento, podremos ver que aparecen las opciones View in Browser y Edit in Browser. Y por supuesto, podremos utilizar dichas opciones para trabajar con documentos de Office utilizando únicamente un navegador.
Despedida
Las Office Web Apps son una fantástica solución para ampliar la funcionalidad de una Granja de SharePoint 2010, facilitando aún más la colaboración y productividad de los usuarios, y la integración con Microsoft Office con una mayor independencia del dispositivo usado.
La información presentada en el presente artículo, se limita a una configuración básica y una presentación del concepto de las Office Web Apps, por lo que puede ser de utilidad ampliar información. A continuación se muestran algunos enlaces de interés.
Poco más por hoy. Como siempre confío que la lectura resulte de interés.
