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Windows Sharepoint Services 2003 (WSS2) FAQ :: Preguntas y Respuestas Frecuentes de WSS2


Al empezar un proyecto con Windows Sharepoint Services 2003 (WSS2) se producen muchas dudas existenciales (sólo las primeras veces) que desde aquí intentaremos resolver: ¿Qué diferencia hay entre sitios de primer nivel y subsitios? ¿Cómo se puede personalizar WSS2? ¿Qué son las Páginas Fantasma (Ghosted Pages)?

¿Qué diferencia existe entre Sitios de Primer Nivel (top-level sites) y SubSitios (subsites)?

Con WSS2 podemos crear una Jerarquía de Sitios, formada por múltiples Sitios que forman un Colección de Sitios. Así, al crear un nuevo Sitio podemos elegir entre:

  • Sitios de Primer Nivel (top-level sites). Es el Sitio principal o Sitio raíz de una Jerarquía o Colección de Sitios.
  • SubSitios (SubSites). Se crean "por debajo" de un Sitio de primer nivel (top-level site) o de otro SubSitio. Los SubSitios comparten la base de datos de contenido SQL Server y otras configuraciones (ej: el idioma), del Sitio Principal.

Construir una Jerarquía o Colección de Sitios en WSS, nos permite tener múltiples Sitios enlazados entre sí (en cada SubSitio se incluye por defecto un enlace a Sitio inmediatemente superior), de tal modo, que cada Sitio puede utilizar una Plantilla de Sitio distinta (de Pestañas o de Inicio Rápido), sus propias Listas, etc. Es importante, tener en cuenta que las búsquedas en WSS2 son locales al Sitio en el que se realiza, es decir, una búsqueda en un SubSitio sólo permitirá obtener resultados de dicho SubSitio (no incluirá resultados de su Sitio Principal ni de sus SubSitios).

Por ejemplo, podemos crear un Colección de Sitios formada por un Sitio de Primer Nivel (top-level site) como Sitio Principal, y distintos SubSitios para las distintas áreas de interés.

Es posible construir múltiples Colecciones de Sitios en un único sitio web de IIS. Por ejemplo, podemos crear un Sitio de primer nivel en la raíz del sitio web (ej: http://intranet.company.local) y sobre él mismo crear los SubSitios que deseemos, y además, crear Sitios de primer nivel adicionales (también desde SharePoint Central Administration) utilizando el mismo servidor web (ej: http://intranet.company.local/sites/NuevoSitio).

¿Qué es un Area de Trabajo (WorkSpace) en WSS2?

Un Area de Trabajo (WorkSpace) es un Sitio o SubSitio creado utilizando una plantilla de Area de Trabajo de Documentos o de Area de Trabajo de Reuniones. Se trata de un Sitio más, sin embargo, está orientado a ser utilizado como SubSitios dónde construir pequeñas áreas de colaboración para trabajó en equipo.

¿Se puede cambiar la Configuración Regional y Zona Horaria de un Sitio?

Un problema típico es la Configuración Regional, dado que si creamos un nuevo Sitio en inglés, el formato de la fecha quizás no sea al que estamos habituados, en las vistas de calendario se tomará como primer día de la semana el Domingo, etc., algo que en general causa confusión.

Es posible cambiar la Configuración Regional de un Sitio, indiferentemente de que se trate de un Sitio de primer nivel (top-level site) o de SubSitios (SubSites), y así podemos tener múltiples Sitios en una misma Jerarquía o Colección de Sitios, y en cada uno utilizar una Configuración Regional distinta (si nos fuera necesario).

Lo mismo ocurre ocurre con la configuración de Zona Horaria.

Para configurar la Zona Horaria o la Configuración Regional, ir a "Configuración del Sitio" (Site Settings), después click en "Ir a Administración de sitios" (Go to Site Administration), y después click en "Cambiar configuración regional" (Change regional settings).

¿Quién puede Administrar WSS2?

Por defecto, el grupo de administradores locales de la máquina sobre la que hemos montado WSS2 tiene todos los derechos administrativos posibles. Sin embargo, desde Sharepoint Central Administration podemos establecer el grupo de administradores de Sharepoint (por defecto está en blanco). Así, podemos establecer un grupo de dominio, que nos resultará muy útil si disponemos de múltiples servidores WSS, y que nos permitirá conceder permisos elevados en WSS sin necesidad de ser miembro del grupo de administradores locales de ninguna máquina (aunque sin ser Administrador de la máquina, existen ciertas restricciones).

¿Cómo se puede personalizar un Sitio WSS2? ¿Qué es una Plantilla de Sitio? ¿Qué es un Tema de Sitio? ¿Cómo asignar un Icono a un tipo de Fichero (DOCICON.XML)?

¿Qué es una Plantilla de Sitio? Durante la creación de un nuevo Sitio (Site) o de un nuevo Espacio de Trabajo (Workspace) en Windows SharePoint Services 2003 (WSS2), debemos elegir que Plantilla de Sitio deseamos aplicar, decisión que NO puede cambiarse a posteriori: Podremos cambiar el Tema, crear Contenidos, personalizar sus páginas con FrontPage, etc., pero no cambiar la Plantilla empleada por otra Plantilla de Sitio. La Plantilla de Sitio incluye la página Default.aspx del Sitio, los contenidos (galerías de documentos y listas), y el resto de páginas e imágenes que forman el Sitio.

WSS2 incluye dos Plantillas de Sitio: la Plantilla de Pestañas (Pages: MPS) y la Plantilla de Inicio Rápido (Quick Launch: STS). Sin embargo, por defecto se incluyen varias configuraciones para cada uno de estos dos tipos de Plantillas de Sitio (como se puede comprobar si editamos el fichero WEPTEMP.XML), siendo esta la razón, por lo que al elegir la Plantilla de Sitio para un nuevo Sitio, podemos elegir entre varias Plantillas (por defecto 8: 3 de Inicio de Rápido y 5 de Pestañas).

Las Plantillas de Sitio, se almacenan físicamente en el sistema de ficheros del servidor, en particular, bajo la ruta C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\TEMPLATE. Es posible modificar las Plantillas de Sitio directamente, pero se debe de tener en cuenta que:

  • El cambio afecta a todos los Sitios Web del servidor físico. Además, en el caso de un Cluster NLB, sería necesario realizar el mismo cambio en cada uno de los nodos del Cluster NLB.
  • Los cambios pueden no ser efectivos en función de la existencia o no de Páginas Fantasmeadas (Ghosted Pages).

Por estas razones, lo más apropiado es crear un nuevo Sitio, personalizarlo con Microsoft FrontPage 2003, y finalmente guardar el Sitio como Plantilla (fichero .stp). La ventaja de los ficheros STP de Plantilla de Sitio, es que los podemos incluir en otros servidores, a través de la galería de plantillas de sitio. Por ejemplo, un Consultor de Sharepoint podría realizar un diseño para un cliente en su entorno de desarrollo, y del mismo modo, crear un fichero de Plantilla (.STP) para entregar su trabajo y realizar la puesta en producción.

Un fichero STP de Plantilla de Sitio puede incluir: las listas, las páginas de elementos Web, las páginas personalizadas, el tema, las personalizaciones de la barra de Inicio Rápido, el contenido el Sitio (opcional).

Un fichero STP de Plantilla de Sitio NO incluye: la configuración de seguridad, las Alertas, los ensamblados de elementos Web, los Subsitios, etc.

Así, para personalizar nuestro Sitio Web WSS, podemos conectarnos con Microsoft FrontPage 2003. Para ello, desde el menú Archivo (File) de Microsoft FrontPage 2003, utilizar la opción Abrir Sitio (Open Site). En el diálogo Abrir Sitio (Open Site), especificar la URL del Sitio WSS2 al que nos deseamos conectar (ej: http://pruebas.dominio.local). Deberemos especificar un usuario y contraseña con permisos suficientes. Microsoft FrontPage 2003 es el cliente de WSS2, y con él podemos: Explorar el contenido de nuestro Sitio, modificar las páginas de nuestro sitio (ej: la default.aspx), etc.

Una alternativa a modificar nuestro Sitio Web con Microsoft FrontPage 2003, es Crear un nuevo Tema de Sitio. Un Tema de Sitio en WSS2, no es más que un conjunto de imágenes y hojas de estilo (ficheros CSS) que se utilizan como una unidad y se almacenan en un directorio, de tal modo, que podemos elegir para cada Sitio WSS qué Tema deseamos aplicar. Se debe tener en cuenta que los Temas se definen dentro del directorio de instalación de WSS, lo que significa, que si modificamos o creamos un Tema, dicho cambio tendrá efecto sobre todos los Sitios WSS existentes en el servidor (razón de más para jamás modificar temas existentes, creando siempre nuevos Temas como copia de Temas existentes). A continuación se explican los pasos a seguir para crear un nuevo Tema:

  • Crear un directorio para el nuevo Tema. Todos los Temas se almacenan en el sistema de ficheros, dentro del directorio de instalación de WSS. En particular, cada Tema utiliza un subdirectorio dentro del directorio C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\TEMPLATE\THEMES (suponiendo que WSS2 esté instalado sobre el disco C). Por ello, deberemos crear un subdirectorio para nuestro nuevo Tema, que luego poblaremos con los ficheros que necesitemos para nuestro Tema. Sin embargo, quizás la forma más sencilla sea crear un nuevo subdirectorio para el nuevo Tema, como copia del directorio de un Tema existente. Evidentemente, nos interesa copiar el Tema que más se parezca a nuestros objetivos, con el fin de emplear el menor tiempo en modificarlo. Por último, comentar que es recomendable utilizar letras mayúsculas en el nombre del subdirectorio del nuevo Tema.
  • Registrar el nuevo Tema. El subdirectorio de nuestro nuevo Tema debe contener un fichero con el mismo nombre de dicho subdirectorio y extensión INF (ej TEMA.INF). Por ello, renombraremos el fichero existente (damos por hecho que hemos copiado un Tema existente) conforme al nombre del subdirectorio del nuevo Tema. Seguidamente, editaremos éste fichero para modificar el título del tema (variable title de la sección info, y variable 3082 y/o la variable 1033 de la sección titles, según el idioma). Debe tenerse en cuenta, que la sección titles contiene los títulos en distintos idiomas (el id de lenguaje 3082 es para el español, y el id de lenguaje 1033 es para el inglés).
    Por otro lado, existe un fichero de configuración XML (SPTHEMES.XML) que contiene la definición de todos los Temas disponibles en nuestro servidor. Existe una copia de éste fichero para cada idioma en que tengamos instalado WSS (en caso de que tengamos instalado algún WSS Language Pack). Por ejemplo, en el caso del idioma español, deberemos de editar el fichero C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\TEMPLATE\LAYOUTS\3082\SPTHEMES.XML (en el caso del idioma inglés sustituir en la ruta el subdirectorio 3082 por el 1033). Al editar éste fichero, se debe crear un nuevo tag <Templates> (se puede hacer una copia de otro existente en el fichero), y dentro del mismo, ajustar el valor de los tags <TemplateID> (debe coincidir con el nombre del subdirectorio del Tema en minúsculas), <DisplayName> (que coincida con la variable title del fichero INF del Tema) y <Preview> (imagen de 300x180 para mostrar el preview - vista previa).
  • Aplicar el nuevo Tema. Podemos aplicar nuestro nuevo Tema, desde Configuración del Sitio -> Aplicar tema al Sitio (Site Settings -> Apply theme to Site).

Dado que esta configuración es global para todo el servidor, una alternativa menos agresiva es aplicar un Tema a nuestro Sitio Web, y seguidamente conectarlos al Sitio Web y modificarlo con Microsoft FrontPage 2003 (y no directamente desde el sistema de ficheros).

Otra personalización típica consiste en asignar un icono a un tipo de fichero en WSS, por ejemplo, para que cuando nuestro Sitio contenga ficheros distintos de los que tiene contemplado por defecto (caso típico, los ficheros PDF), se muestre un icono apropiado (como ocurre con los fichero de Microsoft Office). Para realizar esta tarea, es necesario modificar el fichero DOCICON.XML. Deberemos seguir los siguientes pasos:

  • Obtener el icono deseado (en formato GIF). Crear un icono u obtenerlo (en formato GIF de 16x16) de algún otro modo, y copiarlo al directorio C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\TEMPLATE\IMAGES.
  • Modificar DOCICON.XML. Modificar el fichero C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\60\TEMPLATE\XML\DOCICON.XML. En particular, dentro de la sección o tag <ByExtension>, agregar un tag del tipo <Mapping>, similar a los ya existentes (ej: <Mapping Key="pdf" Value="pdf.gif"/>).
  • Reiniciar el IIS. De la forma que más nos guste. Por ejemplo, desde una ventana de símbolo de comandos, ejecutando el comando iisreset.

Otro detalle que en ocasiones resulta útil, es el hecho de quitar el mensaje "Nuevo!" que aparce en distintas ocasiones en WSS, como por ejemplo, cuando agregamos un nuevo documento o elemento a una librería. Para ello, deberemos utilizar la utilidad stsadm.exe, disponible en Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\Bin. Utilizaremos la siguientes sintaxis:

stsadm -o setproperty -pn days-to-show-new-icon -pv Number_Of_Days -url http://Server_Address

Estableciendo el parámetro days-to-show-new-icon a cero, desaparecerá el icono "Nuevo!". También podemos especificar el número de días que queremos que aparezca.

¿Qué son y qué diferencia existen entre Páginas Fantasmeadas (Ghosted Pages) y Páginas sin Fantasmear (Unghosted Pages)?

WSS2 guarda todo su contenido en SQL Server, no sólo el contenido de las Listas de WSS, sino también sus páginas. A esta situación de guardar las páginas ASPX en SQL Server (en particular en el campo Content la tabla docs, en la base de datos de contenido de SQL Server) en lugar de guardarlas en el sistema de ficheros, se denomina Páginas Desfantasmeadas (Unghosted Pages).

Este funcionamiento es así, debido a que en el servidor virtual de nuestro Sitio Web de WSS2 (es decir, en el IIS), está configurado un filtro ISAPI (stsfltr.dll , disponible por defecto en el directorio C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\60\bin\stsfltr.dll), siendo este filtro ISAPI quién dirige las peticiones recibidas a través de la URL de nuestro Sitio Web de WSS2.

Sin embargo, existe una excepción a este comportamiento general: Las Páginas Fantasmas o Páginas Fantasmeadas (Ghosted Pages). Estas son páginas ASPX que excepcionalmente no se almacenan en SQL Server (como el resto del contenido), sino que por el contrario, se almacenan en el sistema de ficheros local y pueden ser compartidas por múltiples Sitios Web de WSS2. Ofrece ventajas de rendimiento, desde la perspectiva de que se pueden cargar una única vez en memoria y servirse para múltiples Sitios Web de WSS2 (decenas, centenas o incluso miles). Sin embargo, estas Páginas Fantasmas (ej: la página principal de nuestro Sitio Web, es decir, default.aspx), pueden ser personalizadas utilizando herramientas como Microsoft Office FrontPage 2003, de tal modo, que cuando un usuario modifica una página plantilla, al guardar los cambios, la estamos convirtiendo la Página Fantasma en una Página Desfantasmeada, y a partir de ese momento, al solicitar dicha página para dicho Sitio Web de WSS, no se volverá a buscar en el sistema de ficheros, sino que por el contrario se buscará la página en SQL Server.

En WSS3, se sustituyen los términos de Página Fantasma (Ghosted Page) y Página Desfantasmeada (Unghosted Page), por los términos Página Despersonalizada (Uncustomized Page) y Página Personalizada (Customized Page), respectivamente.


[Fecha del Artículo (UTC): 13/01/2008]
[Autor: GuilleSQL]



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