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MOSS 2007: Tipos de Contenidos, Listas, Librerías de Documentos, y Vistas de MOSS


MOSS 2007 y WSS3, al igual que sus antecesores SPS2003 y WSS2, almacenan todo su contenido en Listas y Librerías de Documentos, pudiendo considerar las Librerías de Documentos como un tipo de Lista especial (para SharePoint, todo son Listas). Entonces, ¿Qué diferencia existe en Listas y Librerías de Documentos? ¿Qué es conceptualmente una Lista? ¿Qué es conceptualmente una Librería de Documentos? ¿Qué son los Tipos de Contenido? ¿Cómo habilitar la gestión de Tipos de Contenidos?

Uno de los pilares fundamentales de SharePoint, son las Listas y Bibliotecas de Documentos, principales contenedores de información donde almacenar documentos, imágenes, páginas web, metadatos, etc. A continuación, se incluye una introducción de los conceptos de Lista y Librería de Documentos, junto a otros conceptos relacionados como las Vistas y los Tipos de Contenido (Content Types).

Una Lista puede contener una amplia variedad de información, en función de cómo sea definida. Conceptualmente, una Lista podría verse como una Hoja Excel o como una tabla de una base de datos, es decir, como un conjunto de filas y columnas que pueden ser configuradas para presentar su información de diferentes formas (ej: mediante Vistas). En el caso de una Lista de SharePoint, se suele definir qué columnas tiene, pudiendo definir para cada columna diferentes propiedades de interés.

Cada fila, suele considerar un elemento (Item) o registro (record) de la Lista, pudiendo intercambiarse los términos fila (row), elemento (item) y registro (record). Del mismo modo, cada columna (column) suele considerarse un campo (field). Las columnas o campos, definen los metadatos de una Lista, pudiendo personalizarse para cada Lista en función de las necesidades particulares de cada caso.

MOSS 2007 incluye un conjunto de Listas predefinidas, que podemos utilizar como plantilla para la creación de nuevas Listas, independientemente de que una vez creadas las personalicemos conforme a nuestras necesidades específicas. A continuación se enumeran las principales Listas predefinidas de MOSS 2007:

  • Announcements
  • Calendars
  • Contacts
  • Discussion Boards
  • Links
  • Project Tasks
  • Surveys
  • Tasks

Es posible disponer de más Listas predefinidas, por ejemplo, con la activación de algunas características de MOSS. Un ejemplo de esto, es la Lista predefinida KPI List, que tendremos disponible al activar la característica Office SharePoint Server Enterprise Site features en el Sitio deseado (esta característica se activa a nivel de Sitio).

Una Librería de Documentos (o Biblioteca de Documentos, como más rabia nos de), podríamos verla como una Carpeta Compartida de red (Shared Folder), es decir, una ubicación en la que crear, almacenar, actualizar y gestionar documentos, ya se trate de documentos Microsoft Office o cualquier otro tipo de documento. Sin embargo, una Librería de Documentos de SharePoint es mucho más, pues facilita mecanismos de Control de Versiones de sus documentos, mecanismos de Desproteger y Proteger Documentos (Checkout y Checkin), permite definir diferentes Vistas sobre la Librería de Documentos, personalizar sus metadatos y vistas del mismo modo que ocurre con las Listas, etc. A continuación se incluyen las principales Librerías de Documentos predefinidas de MOSS 2007:

  • Data Connection library (DCL). Nuevo en MOSS 2007, facilita el almacenamiento centralizado de conexiones externas de Office, que pueden utilizar Microsoft Excel (especicalmente, desde Excel Services) y Microsoft InfoPath. De este modo, este tipo de conexiones pueden almacenarse de forma separada (es decir, independientemente de los propios documentos Microsoft Office), pudiendo también reutilizarse. En consecuencia, permite la utilización de dos tipos de contenidos: Office Data Connections (ODC) para su utilización principalmente por Microsoft Excel y Universal Data Connections (UDC) para su utilización principalmente por Microsoft InfoPath. Excel Web Access (EWA) y Excel Calculation Services (ECS) pueden utilizar ODCs almacenados en DCLs, en lugar de utilizar conexiones embebidas en las propias Excel. Microsoft InfoPath utiliza UDCs como su capa de acceso a datos, para enviar y obtener datos.
  • Document library. Librería de Documentos genérica, capaz de almacenar diversos tipos de documentos, etc.
  • Form library. Nuevo en MOSS 2007, se utiliza habitualmente para el almacenamiento de documentos de Microsoft InfoPath, es decir, como ubicación para la publicación de Formularios XML de InfoPath.
  • Picture library. Librería de Documentos orientada al almacenamiento de documentos de imágenes. Tiene ciertos detalles, como una vista de imágenes en miniatura, permite mostrar las imágenes en slide, etc.
  • Reports library. Librería de Documentos orientada al almacenamiento de documentos de Business Intelligence, tanto Reports (esto es, documentos Excel 2007 XLSX, orientados a ser explotados desde Excel Services) como Dashboards (esto es, Páginas Web de Web Parts, que muestren Listas KPI, Reports XLSX, etc). Utiliza versionado.
  • Slide library. Librería de Documentos orientada al almacenamiento de presentación PowerPoint 2007, pudiendo compartir y reutilizar diapositivas, compilar diapositivas individuales en presentaciones, etc.
  • Translation Management library. Librería de Documentos orientada al almacenamiento y gestión de documentos y de sus traducciones. Permite utilizar un Workflow para facilitar el procedimiento manual de traducciones de documentos.
  • Wiki page library. Librería de Documentos orientada a la creación y almacenamiento de páginas Wiki interconectadas.

Tanto en las Listas como en las Librerías de Documentos, es posible crear Vistas. Una Vista es una definición del formato en que se desea explorar una Lista o Librería de Documentos, pudiendo especificar qué columnas y en qué orden se desean mostrar, pudiendo filtrar el conjunto de datos mostrado, realizar agrupaciones y/u ordenaciones, incluir totales, etc.

En cualquier caso, siempre es posible crear una Lista personalizada, especificando manualmente la definición de las columnas de la Lista, así como la definición de sus Vistas.

Tanto para crear una Lista o una Librería de Documentos, es posible seleccionar la opción View All Site Content del menú de Inicio Rápido (es decir, el menú de la izquierda de la pantalla), y seguidamente, click en Create.

Realizado esto, llegaremos una pantalla en la cual tendremos disponibles las diferentes opciones de creación de Listas y Librerías de Documentos, como se muestra en la siguiente pantalla capturada.

Otro elemento común a las Listas y Librerías de Documentos, son los Tipos de Contenido (Content Types). Los Tipos de Contenido (Content Types) permiten definir las columnas (metadatos) que deseamos, las plantillas de documento en que basarse para la creación de nuevos documentos, asociar uno o varios Workflows o los elementos de dicho Tipo de Contenido, Políticas de Gestión de Información (Information Management Policy), etc.

De este modo, es posible definir uno o varios Tipos de Contenido (Content Types), y seguidamente, en la Listas y/o Librerías de Documentos que se desee, es posible habilitar la gestión de Tipos de Contenido (Content Types) si no estuviese previamente habilitada (esto se hace desde la pantalla de Advanced Settings de la Lista o Librería de Documentos correspondiente).

Con la gestión de Tipos de Contenido habilitada en una Lista o Librería de Documentos, es posible especificar que Tipos de Contenidos se desea utilizar en la misma, pudiendo reutilizarse dichos Tipos de Contenido a través de múltiples Listas y Librerías de Documentos. De este modo, se consigue organizar de forma consistente, los posibles contenidos a utilizar en las diferentes Listas y Librerías de Documentos de toda la Organización (bueno... de toda la Colección de Sitios). Téngase en cuenta, que es posible para una única Lista o Librería de Documentos, asignar múltiples Tipos de Contenido.

Para especificar los Tipos de Contenidos (Content Types) deseados para una Lista o Librería de Documentos, una vez que hemos habilitado la gestión de Tipos de Contenido, al acceder a la página de configuración de la Lista o Librería de Documentos correspondiente, se mostrará una nueva sección denominada Content Types, como se muestra en la siguiente página capturada.


[Fecha del Artículo (UTC): 24/07/2009]
[Autor: GuilleSQL]



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